Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı gündem maddelerine ilişkin açıklamalar
ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi bağlamında Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantıları yapılacaktır. YGG toplantılarının temel girdileri:
- İç ve Dış Tetkik sonuçlarının değerlendirilmesi,
- Paydaş geri bildirimleri,
- Süreç performans göstergelerinin izlenmesi,
- Risk analizleri ve önleyici faaliyetler,
- Düzeltici faaliyetlerin durumu,
- İyileşme için önerilerdir.
Üst yazı ile birimlerle paylaşılan YGG toplantı gündem maddeleri birim bazlı belirtilen takvime göre yapılacaktır. Değerlendirme, sizlerle paylaşılan YGG Değerlendirme Rubrik’i üzerinden üst yönetim tarafından yapılacaktır.
Tüm süreçlerde olduğu gibi gündem maddeleri Planlama- Uygulama- Kontrol Etme- Önlem Alma (PUKÖ) döngüsüne göre değerlendirilecektir. Ancak bazı maddelerin puan ağırlığı birbirinden farklıdır. Mesela 5. maddeden elde edilecek maksimum puan 30 iken, 8. maddenin ağırlığı 5 puandır.
Her maddeye ilişkin olgunluk düzeyine göre akademik birimler 100 puan, idari birimler 80 puan üzerinden değerlendirilecektir. Olgunluk düzeyinin belirlenmesi için ilgili maddeye yönelik kanıtların hazırlanması gerekmektedir.
Her maddeye ilişkin 1’den 5’e kadar derecelemenin mümkün olmadığı görülmektedir. Amaç PUKÖ döngüsüne ve KİDR hazırlama sürecinde olgunluk düzeylerinin belirlenmesine ilişkin farkındalığın arttırılması, kanıtların oluşturulmasıdır. Bu gibi durumlarda değerlendirmeler ilgili maddeye göre yöneticiler tarafından takdir edilecektir.
Sunumları; kanıtları rahat gösterebileceğiniz formatta hazırlamanız verimliliği arttıracaktır. Standart bir format belirlemiyoruz. Mesela powerpoint sunusu ile başlayıp, ilgili gündem maddelerine ilişkin kanıtları ayrı ayrı dosyalara toplayıp, ihtiyaç duyulduğu zaman dosyaya giderek kanıtlar gösterilebilir. Her birim için süre 20 ile 25 dakika arasındadır. Süreye göre sunumların hazırlanması beklenmektedir. Bazı maddeler (Ör: 5. Madde) içerikleri itibariyle oldukça kapsamlı olduğu için Üst Yönetim tarafından örneklem alınarak sorular sorulacak ve olgunluk düzeyleri belirlenecektir.
Birbiri ile ilişkili birimler takvimde belirtildiği üzere aynı saat diliminde toplantılara katılacaktır. Buradaki amaç farklı uygulama örneklerinin kıyaslama (benchmarking) ile eş zamanlı diğer birimlerle paylaşılmasıdır. Çünkü her bir birimin güçlü yönü, gelişmeye açık yönü farklılık gösterebilir, özgün çalışmaları bulunabilir.
Maddelere İlişkin Açıklamalar:
1.-2. Birim hedefleri ile Stratejik Planda bulunan hedeflerin uyumu, Stratejik Planda bulunan hedeflere birimin sağladığı katkı, Kalite Hedefleri Formu, Hedef Eylem Planları, Hedeflere ulaşıp ulaşamama durumuna ilişkin değerlendirme raporları, Raporların değerlendirildiğine ilişkin raporlar, tutanaklar vb.
3. Yükseköğretimde akredite program oranı %11 civarındadır. Üniversitemizde henüz akredite program yoktur. Bu kapsamda birim bazlı yapılan-yapılacak çalışmalar değerlendirilecektir.
4. Birim kalite komisyonunun kurulması, güncelliği, toplantı tutanakları, görselleri, paylaşılması vb.
5. KİDR her yıl üniversite tarafından hazırlanan ve Yükseköğretim Kalite Kurulu ile paylaşılan bir dokümandır. 1000 puan üzerinden üniversitelerin ölçütlere göre olgunluk düzeyleri tespit edilmektedir. Ölçütlere ilişkin çalışmaların 2020 yılı sonuna kadar yapılması gerekmektedir. https://bozok.edu.tr/kalite/sayfa/kidr,tr-917.aspx linkinde; Kurum İç Değerlendirme Raporlarına, KİDR hazırlama kılavuzuna ulaşabilirsiniz. Hangi birim hangi alt ölçüt ile ilişkili olduğuna dair tablo da aynı sayfada bulunmaktadır.
Tablo;
Kalite Güvence Sistemi,
Eğitim-Öğretim,
Araştırma-Geliştirme,
Toplumsal Katkı ve
Yönetim Sistemine
İlişkin toplam 58 alt ölçüte ilişkin sorumlu ve ilgili birimleri göstermektedir. Gerek Sorumlu birimlerin, gerek İlgili birimlerin ölçütlere ilişkin kanıtlarının var olması beklenmektedir. Tabloya ilişkin öneriler de YGG toplantısı sürecinde paylaşılabilir.
6. Akademik birimlerin izlenmesi birinci altı aylık dönem için Yozgat Bozok Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi üzerinden yapılmıştı https://kys.bozok.edu.tr/Default.aspx. Bu madde kapsamında değerlendirme, o dönem ki sisteme yüklenen veriler, kanıtlar üzerinden yapılacaktır. Bu kapsamda birimlerin herhangi bir çalışma yapmasına gerek yoktur. Değerlendirme yönetim tarafından sistem üzerinden alınacak rapor üzerinden yapılacaktır.
7. Memnuniyet anketleri, toplantılar, değerlendirme raporları, raporlara ilişkin önlem alma faaliyetleri vb.
8.-9. Ortaya Çıkan Riskler Listesi, Risk Eylem Planları, Düzeltici Faaliyet Formu, Tespit edilen fırsatlara ilişkin raporlar vb.
Düzeltici faaliyetler https://bozok.edu.tr/upload/dosya/2de2ded0-857c-48b4-92ca-f880f67dd7c6.pdf linkinde bulunan prosedüre göre hazırlanır, riskler ise FORM-121’de bulunan risk belirleme kriterlerine göre tespit edilir. Risklerle ilgili çalışmalar önümüzdeki yıldan itibaren tek bir form üzerinde takip edilecek ve sizlerle paylaşılacaktır.
Not: Birbiri ile karıştırılsa da düzeltici ve önleyici faaliyetler birbirlerinden farklıdır. Düzeltici faaliyetler daha çok oluşmuş olan bir problemin ve uygunsuzluğun giderilmesi için yapılan faaliyetler iken, önleyici faaliyetler ise henüz daha ortaya çıkmamış olan (RİSK) sorun ve uygunsuzlukların engellenmesi için yapılan faaliyetleri ifade eder.
10. Kaynakların planlanması, uygulanması, değerlendirilmesine ilişkin raporlar vb.